Online Randevu Sistemi Nedir, Nasıl Çalışır?

Online randevu sistemi, müşterinin işletmeyi aramadan ya da mesaj atmadan, internet üzerinden boş saatleri görüp kendi randevusunu aldığı sistemdir. Randevu doğrudan işletmenin takvimine düşer; onay ve hatırlatma mesajları da kendiliğinden gider.

Kuaför, berber ve güzellik salonları için geliştirilen Randevizyon bu tür bir sistemdir: Müşteri randevuyu işletmenin kendi alan adındaki web sitesinden alır, onay ve hatırlatmalar işletmenin kendi WhatsApp numarasından gider.

Bu yazıda online randevu sisteminin nasıl çalıştığını, Randevizyon'daki örneğiyle birlikte, telefonla randevudan farkını, kurulumun adımlarını ve bir sistem seçerken nelere bakmanız gerektiğini anlatıyoruz.

Online randevu sistemi nasıl çalışır?

Müşterinin gözünden bir online randevu dört adımda biter:

1. Hizmet seçimi: Müşteri işletmenin randevu sayfasını açar ve almak istediği hizmeti seçer; örneğin saç kesimi ve fön.
2. Personel seçimi: Yalnızca o hizmeti yapan personeller listelenir; müşteri istediği ustayı seçer ya da fark etmez der.
3. Saat seçimi: Sistem yalnızca gerçekten boş olan saatleri gösterir. Bunu hesaplarken hizmetlerin toplam süresine, personelin çalışma saatlerine, molalarına, izinlerine ve işletmenin tatil günlerine bakar.
4. Onay: Müşteri adını ve telefonunu yazar. Çoğu sistemde telefona gelen bir doğrulama ile randevu kesinleşir.

İşletmenin gözünden ise iş daha da kısadır: Randevu panele düşer, müşteriye onay mesajı gider, randevudan önce hatırlatma gönderilir. Telefonu açmanız, saat hesaplamanız ya da deftere yazmanız gerekmez.

Örnek: Randevizyon'da online randevu

Randevizyon'da online randevu işletmenizin kendi alan adındaki web sitesinde çalışır; site ve 1 adet .com.tr alan adı pakete dahildir.

• Müşteri tarafı: Hizmetini, personelini ve saatini seçer; üye olmadan ve uygulama indirmeden randevu alır, WhatsApp'ına gelen onay bağlantısıyla randevusunu doğrular. Daha önce gelmiş bir müşteri telefonunu yazınca tanınır.
• Boş saat hesabı: Personelin çalışma planı, molalar, izinler, tatil günleri ve seçilen hizmetlerin toplam süresi birlikte hesaplanır; yalnızca gerçekten boş saatler görünür.
• İşletme tarafı: Randevu panelinize düşer, panel açıksa sesli uyarı verir. Telefonla gelen randevuları da aynı panelden girersiniz.
• Mesajlar: Onay ve hatırlatmalar işletmenizin kendi WhatsApp numarasından gider; bir gün önce iptal bağlantılı hatırlatma da açılabilir.

Canlı bir örnek: Yalova'daki Pak Erkek Kuaförü'nün müşterileri randevularını pakkuafor.com/online/randevu adresinden alıyor.

Telefonla randevu ile farkı ne?

Telefon tamamen ortadan kalkmaz; bazı müşteriler aramayı tercih eder. İyi bir sistemde telefonla gelen randevuyu da aynı takvime girersiniz, böylece online ve telefonla alınan randevular çakışmaz.

Online randevu sisteminin işletmeye faydaları

• Kapalıyken de randevu: Akşam ya da pazar günü randevu almak isteyen müşteri sabahı beklemez, başka bir işletmeye de gitmez.
• Kesintisiz çalışma: Makas elinizdeyken telefonun çalması ya da mesajlara yetişmeye çalışmak biter.
• Daha az boş koltuk: Zamanında giden hatırlatma gelmeyen müşteri sayısını azaltır; iptal eden müşterinin saati başkasına açılır.
• Düzenli müşteri bilgisi: Kimin ne zaman geldiği, hangi hizmeti aldığı ve kaç randevusuna gelmediği kayıtta kalır.
• Personel planı: Her çalışanın kendi takvimi, molası ve izni olur; kim o gün ne yapıyor, panelden görünür.

Gelmeyen müşteriyi azaltmanın diğer yollarını gelmeyen müşteri nasıl azaltılır yazısında anlattık.

Müşteri nereden randevu alır?

Online randevu sistemleri randevu sayfasını farklı yerlerde sunar:

• İşletmenin kendi web sitesi: Müşteri salonunuzunadi.com gibi sizin adresinizden randevu alır. Markanız öne çıkar, müşteri başka işletmeleri görmez. Randevizyon bu yolu kullanır.
• Programın ortak sayfası ya da uygulaması: İşletme, programın sitesinde ya da uygulamasında diğer işletmelerle birlikte listelenir.
• Sosyal medya ve haritalar: Instagram biyografisi, Google İşletme Profili ve WhatsApp Business profilindeki randevu bağlantısı müşteriyi randevu sayfasına götürür.

Hangisi olursa olsun, randevu bağlantınızı müşterinin sizi bulduğu her yere koymak gerekir. Nasıl yapılacağını Instagram ve Google'a randevu bağlantısı yazısında adım adım anlattık.

Online randevu sistemi nasıl kurulur?

Kurulum bir kez yapılır; sonrası kendiliğinden işler.

1. Hizmetleri tanımlayın: Her hizmeti süresi ve fiyatıyla girin. Süre önemlidir, çünkü sistem boş saati bu süreye göre hesaplar.
2. Personeli ve çalışma saatlerini ekleyin: Kim hangi hizmeti yapıyor, haftanın hangi günleri ve saatleri çalışıyor, molası ne zaman?
3. Tatil ve kapalı günleri girin: Haftalık tatil, resmî tatiller ve özel kapalı günler online randevuda kapalı görünür.
4. Randevu kurallarını belirleyin: Randevu aralığı (ör. 15 ya da 30 dakika), en son kaç dakika önceye ve en fazla kaç gün ileriye randevu verileceği.
5. Hatırlatma kanalını bağlayın: Onay ve hatırlatmaların hangi kanaldan, kimin adıyla gideceğini ayarlayın.
6. Kendi telefonunuzdan deneyin: Bir randevu alın, mesajların gelişini ve takvime düşüşünü görün.
7. Bağlantıyı paylaşın: Instagram, Google ve WhatsApp profillerinize ekleyin.

Bir online randevu sistemi seçerken nelere bakılır?

Maliyet tarafını ücretsiz randevu programının gizli maliyetleri yazısında, diğer ölçütleri en iyi randevu programı hangisi? yazısında ayrıntılı ele aldık.

Randevizyon ile online randevuya başlayın

Kurulumu ekibimiz yapar; hizmetlerinizi ve personelinizi girdikten sonra randevu bağlantınızı paylaşmanız yeterlidir. Ayrıntılar online randevu sistemi sayfasında; 14 gün ücretsiz deneyebilirsiniz.

Sıkça sorulan sorular

Online randevu sistemi nedir?

Müşterilerin işletmeyi aramadan, internet üzerinden boş saatleri görüp randevu almasını sağlayan sistemdir. Randevu işletmenin takvimine kendiliğinden düşer, onay ve hatırlatma mesajları otomatik gider.

Müşterinin uygulama indirmesi gerekir mi?

Sisteme göre değişir. Randevunun web sitesinden alındığı sistemlerde müşteri telefonunun tarayıcısını kullanır; uygulama indirmesi ya da üye olması gerekmez. Randevizyon'da da randevu işletmenin sitesinden alınır.

Aynı saate iki randevu alınabilir mi?

İyi bir sistemde hayır. Yalnızca gerçekten boş olan saatler gösterilir; telefonla girilen randevular da aynı takvimde durduğu için çakışma olmaz.

Online randevu sistemi hangi işletmeler için uygundur?

Randevuyla çalışan her işletme için: kuaför, berber, güzellik ve tırnak salonları, spa ve masaj salonları, diyetisyen, psikolog ve fizyoterapist gibi danışmanlık işletmeleri.

Online randevu sistemi ne kadar?

Fiyatlandırma programa göre değişir: aylık ya da yıllık abonelik, ücretsiz plan artı mesaj ücreti ya da komisyon gibi modeller vardır. Randevizyon'da web sitesi, alan adı, kurulum ve WhatsApp hatırlatma dahil fiyat yıllık 15.000 TL'dir (KDV dahil).