Randevu Takip Tablosu: Excel ve Defter Şablonu (2026)

Randevu takip tablosu, her randevuyu tarih, saat, müşteri, telefon, hizmet, personel ve durum sütunlarıyla tek satırda tutan bir listedir; Excel'de ya da saatli bir randevu defterinde ücretsiz hazırlanabilir. Tablo, günde birkaç randevu alan işletmeye yeter; randevu sayısı ve personel arttıkça çakışmaları, hatırlatmaları ve müşterinin kendi randevusunu alabilmesini bir randevu programına bırakmak gerekir.

Randevizyon bu tabloyu kendiliğinden tutan bir randevu programıdır: Müşteri randevusunu işletmenin kendi web sitesinden alır, randevu personelin takvimine çakışmadan yazılır, hatırlatma işletmenin kendi WhatsApp numarasından gider. Excel'deki müşteri listenizi de panele CSV dosyasıyla aktarabilirsiniz.

Bu yazıda Excel'de adım adım bir randevu takip tablosu hazırlamayı, saatli randevu defterinin nasıl düzenleneceğini ve tablonun ne zaman yetersiz kaldığını anlatıyoruz.

Randevu takip tablosunda hangi sütunlar olmalı?

Excel'de randevu takip tablosu adım adım

1. Başlıkları yazın: İlk satıra yukarıdaki sütunları girin, satırı kalın yapın ve Görünüm › Bölmeleri Dondur ile sabitleyin.
2. Tablo olarak biçimlendirin: Başlıkları seçip Giriş › Tablo Olarak Biçimlendir deyin. Her sütunda filtre düğmesi çıkar; yeni satırlar tabloya kendiliğinden katılır.
3. Tarih ve saat biçimi: Tarih sütununu "Kısa Tarih", saat sütununu "SS:dd" biçimine getirin; yoksa sıralama bozulur.
4. Bitiş saatini hesaplatın: Ayrı bir "Bitiş" sütununa =B2+C2/1440 yazın (B: başlangıç saati, C: süre). 1440, bir gündeki dakika sayısıdır.
5. Açılır listeler ekleyin: Personel, hizmet ve durum sütunlarını seçip Veri › Veri Doğrulama › Liste ile sabit seçenekler tanımlayın. Yazım farkları ("Defne" / "defne") filtreyi bozmaz.
6. Çift kaydı işaretleyin: Aynı personele aynı tarih ve saatte ikinci randevu yazıldığında satırı kırmızıya boyamak için Koşullu Biçimlendirme › Yeni Kural › Formül kullan deyip =ÇOKEĞERSAY($A:$A;$A2;$B:$B;$B2;$G:$G;$G2)>1 formülünü girin (A: tarih, B: saat, G: personel).
7. Günü filtreleyin: Sabah tarih sütununda yalnız bugünü seçin, saate göre sıralayın; günün listesi hazır.

Saatli randevu defteri nasıl düzenlenir?

Kağıt defterle çalışıyorsanız düzen her şeydir:

• Her güne bir sayfa ayırın, sayfanın başına tarihi ve günü yazın.
• Saatleri önceden yazın: Hizmetleriniz kısaysa 15 dakikalık, uzunsa 30 dakikalık satırlar kullanın.
• Her personele bir sütun açın; uzun işlemi birden fazla satıra yayarak işaretleyin (ör. ok çizerek).
• Telefonu mutlaka yazın; iptal ya da gecikmede müşteriye ulaşmanın tek yolu budur.
• Durumu kapatın: Gün sonunda gelenlerin yanına ✓, gelmeyenlerin yanına ✗ koyun.

Defterin en büyük sorunu, randevunun yalnız defterin bulunduğu yerde görülebilmesidir: Dükkân dışındayken gelen bir randevu talebini hemen yazamazsınız.

Defter, Excel ve randevu programı karşılaştırması

Tablonun yetmediğini gösteren 5 işaret

1. Gün içinde aynı saate iki randevu yazıldığını fark ediyorsunuz.
2. Randevu sormak için gelen mesajlara cevap vermek işlem arasında vaktinizi alıyor.
3. Müşterilere tek tek hatırlatma mesajı göndermeye vakit bulamıyorsunuz.
4. Akşam ve hafta sonu gelen randevu taleplerini ertesi güne bırakıyorsunuz.
5. Birden fazla personelin takvimini tek tabloda izlemek karışıklık yaratıyor.

Müşteri listesini tutmak için hazır bir şablon arıyorsanız kuaför müşteri takip programı yazımızdaki tabloyu kullanabilirsiniz. Ücretsiz programların gerçek maliyetini ücretsiz randevu programı yazısında anlattık.

Örnek: Randevizyon ile randevu takibi

• Tablo kendiliğinden dolar: Müşteri işletmenin kendi alan adındaki siteden hizmetini, personelini ve saatini seçer; randevu takvime yazılır. Panelden eklediğiniz randevular da aynı takvime düşer.
• Çakışma olmaz: Her hizmet kendi süresiyle tanımlanır; müşteri yalnızca o süreye sığan boş saatleri görür.
• Durum takibi: Randevular bekliyor, işlemde, tamamlandı, gelmedi ve iptal olarak izlenir; gelmeyen müşteri sayısı müşteri kartında görünür.
• Hatırlatma: Onay ve hatırlatma mesajları işletmenin kendi WhatsApp numarasından gider; bir gün önceki mesajdaki bağlantıyla gelemeyecek müşteri saati kendisi boşaltır.
• Excel'den geçiş: Excel'deki müşteri listenizi CSV dosyası olarak panele yüklersiniz; aynı numaralar iki kez eklenmez.

Randevizyon ile tabloyu programa çevirin

Web siteniz, alan adınız ve kurulumu bizden; siz hizmetlerinizi süreleriyle girer, WhatsApp numaranızı QR kodla bağlarsınız. Ayrıntılar online randevu sistemi sayfasında; fiyat yıllık 15.000 TL'dir (KDV dahil) ve 14 gün ücretsiz deneyebilirsiniz.

Sıkça sorulan sorular

Excel'de randevu takip tablosu nasıl yapılır?

İlk satıra tarih, saat, süre, müşteri, telefon, hizmet, personel ve durum sütunlarını yazın, alanı tablo olarak biçimlendirin. Personel, hizmet ve durum için Veri Doğrulama ile açılır liste ekleyin; aynı personele aynı saatte yazılan ikinci randevuyu koşullu biçimlendirmeyle işaretleyin.

Ücretsiz randevu takip programı var mı?

Excel, Google E-Tablolar ve kağıt randevu defteri ücretsizdir ama müşteri kendisi randevu alamaz, hatırlatmalar elle gönderilir. Ücretsiz randevu programlarının çoğu ise mesaj, personel ya da randevu sayısında sınır koyar; toplam maliyeti karşılaştırarak seçmek gerekir.

Randevu defterinde hangi bilgiler olmalı?

Tarih, saat, müşteri adı, telefon, hizmet, personel ve randevunun durumu (geldi, gelmedi, iptal). Telefon, iptal ve gecikmede müşteriye ulaşmanın tek yolu olduğu için en önemli bilgidir.

Excel'deki müşteri listemi randevu programına aktarabilir miyim?

Randevizyon'da evet. Excel'deki listeyi CSV olarak kaydedip panele yüklersiniz; aynı telefon numarası iki kez eklenmez.

Ne zaman randevu programına geçmeliyim?

Aynı saate iki randevu yazılmaya başladığında, randevu mesajlarına cevap vermek işinizi bölmeye başladığında ya da hatırlatma göndermeye vakit bulamadığınızda. Bu noktada müşterinin kendisi randevu aldığı ve hatırlatmanın otomatik gittiği bir program zaman kazandırır.