WhatsApp Randevu Sistemi Nasıl Kurulur? SMS'siz, Mesaj Başına Ücretsiz

WhatsApp randevu sisteminin en pratik kurulumu şudur: müşteri boş saati sizin web sitenizden kendisi seçer, onay ve hatırlatma mesajları işletmenizin kendi WhatsApp numarasından otomatik gider. Böylece mesajlara tek tek cevap yetiştirmezsiniz, SMS paketi ya da mesaj başına ücret de ödemezsiniz.

Bu yazıda WhatsApp üzerinden randevu almanın üç yolunu karşılaştırıyor, ardından site + WhatsApp kurulumunu adım adım anlatıyoruz.

WhatsApp'tan randevu almanın üç yolu

1. Elle: WhatsApp Business uygulaması

En yaygın yöntem budur. Müşteri "Yarın 3'te yeriniz var mı?" diye yazar, siz takvime bakıp cevap verirsiniz. WhatsApp Business uygulamasındaki hazır yanıtlar, karşılama ve uzakta mesajları işinizi biraz kolaylaştırır.

Sorun yoğun günlerde başlar: Makas elinizdeyken mesaja bakamazsınız, akşam dükkânı kapatınca gün boyu biriken mesajları cevaplarsınız. Boş saati kafadan hesaplamak da aynı saate iki randevu verme riskini getirir.

2. WhatsApp botu

Bot, gelen mesaja menüyle cevap verir: "Randevu için 1'e basın." Bot bir takvime bağlı değilse boş saatleri gerçekten bilmez; yalnızca sizin yerinize ilk cevabı verir.

Takvime bağlı botlar genellikle resmî WhatsApp Business API üzerinden çalışır. Bu yolda Meta işletme doğrulaması, mesaj şablonlarının onaylanması ve işletmenin başlattığı mesajlar için Meta'nın ücreti devreye girer. Bu ücret size çoğu zaman mesaj paketi ya da kredi olarak yansır.

3. Randevu sitesi + WhatsApp onayı

Müşteri sitenizde hizmeti, personeli ve boş saati kendisi seçer. Randevu doğrudan takviminize düşer; onay ve hatırlatma müşterinin WhatsApp'ına gider. Müşteri yine sizinle WhatsApp'tan konuşur, ama randevu almak için sizin cevabınızı beklemez.

Hangisi size uygun?

Günde birkaç randevusu olan, tek başına çalışan bir işletme için elle yöntem yeterli olabilir. Ekip büyüdüğünde ya da Instagram ve Google'dan yeni müşteri beklediğinizde site + WhatsApp onayı hem sizi hem müşteriyi rahatlatır.

Site + WhatsApp randevu sistemi adım adım

Aşağıdaki adımlar Randevizyon'daki kurulum üzerinden anlatılıyor; mantığı her sistemde benzerdir.

1. Web sitenizi ve alan adınızı belirleyin. Müşteri randevuyu salonunuzunadi.com gibi kendi adresinizden alır. Randevizyon'da site ve 1 adet .com.tr alan adı pakete dahildir; kurulumu ekibimiz yapar.
2. Hizmetleri süreleriyle girin. Saç kesimi 30 dakika, boya 120 dakika gibi. Sistem müşteriye yalnızca o süreye sığan boş saatleri gösterir.
3. Personeli ve çalışma saatlerini ekleyin. Her ustanın kendi takvimi, molası ve izin günü olur. Müşteri isterse ustasını seçer.
4. WhatsApp numaranızı bağlayın. Panelde çıkan QR kodu işletme telefonunuzdaki WhatsApp'la okutursunuz. Mesajlar artık bu numaradan gider; bağlantı durumunu panelden görür, test mesajı gönderirsiniz.
5. Mesaj metinlerini düzenleyin. Onay, hatırlatma ve bilgilendirme mesajlarını kendi üslubunuzla yazın. Müşterinin adı, tarih, saat, hizmet, personel ve konum bağlantısı değişkenlerle otomatik yerleşir. Örnekler için randevu hatırlatma mesajı örnekleri yazımıza bakın.
6. Hatırlatma zamanını seçin. Randevudan kaç dakika önce hatırlatma gideceğini siz belirlersiniz. İsterseniz bir gün önce, iptal bağlantısı içeren ikinci bir hatırlatma da açarsınız.
7. Kendi telefonunuzdan deneyin. Sitenizden bir randevu alın; onay mesajının hangi numaradan geldiğini, hatırlatmanın zamanında gidip gitmediğini görün.
8. Bağlantıyı her yere koyun. Instagram biyografinize, Google İşletme Profilinize ve WhatsApp Business profilinize randevu sayfanızın bağlantısını ekleyin. Nasıl yapılacağını Instagram ve Google'a randevu bağlantısı yazısında anlattık.

Kurarken dikkat edilecekler

• İşletme numarasını kullanın. Mesajlar bir çalışanın kişisel numarasından değil, dükkânın numarasından gitmeli. Çalışan değişse de müşteri iletişimi aynı numarada kalır.
• Yalnızca randevuyla ilgili mesaj gönderin. Onay ve hatırlatma bilgilendirme mesajıdır. Kampanya ve indirim duyurusu gibi ticari mesajlar için müşterinin onayı ve İleti Yönetim Sistemi (İYS) kuralları gerekir.
• Doğrulamayı açık tutun. Randevizyon'da online randevu, müşterinin WhatsApp'ına giden onay bağlantısına dokunulunca kesinleşir. Yanlış yazılmış bir numarayla alınan randevu böylece takviminizi işgal etmez.
• Personeli de haberdar edin. Yeni online randevu geldiğinde ilgili personele WhatsApp bildirimi gider; usta kendi gününü telefonundan görür.

Randevizyon'da WhatsApp randevu sistemi

Randevizyon'da web siteniz, online randevu ve WhatsApp onay–hatırlatma tek pakettedir. Mesajlar işletmenizin kendi numarasından gider ve mesaj başına ücret yoktur. Fiyat yıllık 15.000 TL'dir (KDV dahil); 14 gün ücretsiz deneyebilirsiniz. Ayrıntılar WhatsApp randevu hatırlatma sayfasında.

Sıkça sorulan sorular

WhatsApp'tan randevu nasıl alınır?

Müşteri işletmeye WhatsApp'tan yazar ve işletme boş saati cevaplar ya da müşteriye randevu sayfasının bağlantısını gönderir. Bağlantıdan müşteri hizmeti, personeli ve saati kendisi seçer; onay mesajı WhatsApp'ına gelir.

Müşterinin uygulama indirmesi gerekir mi?

Hayır. Müşteri randevuyu telefonunun tarayıcısında açılan web sitenizden alır; onay ve hatırlatmayı zaten kullandığı WhatsApp'tan görür.

WhatsApp randevu sistemi ücretli mi?

Kuruluş yoluna göre değişir. Resmî WhatsApp Business API kullanan sistemlerde Meta, işletmenin başlattığı mesajları ücretlendirir. Mesajlar işletmenin kendi numarasından gönderiliyorsa mesaj başına ücret gerekmez; Randevizyon'da da mesaj başına ücret yoktur.

Hatırlatma randevudan ne kadar önce gitmeli?

Pratikte iki hatırlatma yeterlidir: bir gün önce, iptal bağlantısıyla ve randevudan birkaç saat önce. Böylece gelemeyecek müşteri saati önceden boşaltır, siz de o saati başka müşteriye verirsiniz.

WhatsApp Business uygulamasındaki randevu özelliği yetmez mi?

WhatsApp Business'ın hazır yanıtları ve katalog özelliği müşteriyle konuşmayı kolaylaştırır, ama boş saatleri takviminizle eşleştirmez ve hatırlatmayı kendiliğinden göndermez. Bu yüzden çoğu işletme WhatsApp'ı bir randevu programıyla birlikte kullanır.